YGG – Yönetim Gözden Geçirme Toplantısı

YGG

YGG, Kalite Yönetim Sistemlerinde olmazsa olmaz bir süreçtir. Yıl içerisinde yapılan faaliyetlerin şirket yönetimine iletilmesi gerekmektedir. Bunun için de en uygun süreç budur.

YGG Amacı Nedir ?

Kısaca Yönetim Gözden Geçirme Toplantılarının yapılış amacı ; yürürlükte olan yönetim sistemlerine uygunluğu sürdürmek, yeterliliğini ve etkinliğini sağlamak, belirlenmiş aralıklarla kontrol etmek ve gerektiğinde önemli değişikliklerin yapılmasını sağlamaktır.

Bu toplantılar, yönetim sisteminin ve yönetim sistemine ait politikalarla belirlenmiş olan hedeflerini karşılama bakımından uygunluğu, yeterliliği ve etkinliğinin gözden geçirilerek değerlendirilmesi, tespit edilen sorunların zamanında önlenmesi ve sistemin sürekliliğinin sağlanması amacıyla periyodik olarak yapılır.

Yönetim Gözden Geçirme toplantıları yılda en az 1 kez yapılır.

Yönetim Gözden Geçirme Toplantılarında Görüşülecek Konular


  • Politikalar
  • Denetim sonuçlarının değerlendirilmesi
  • Müşteri memnuniyetinin ve şikayetlerin değerlendirilmesi
  • Proses performansı ve ürün uygunluğu
  • Düzeltici faaliyetlerin durumu
  • Bir önceki toplantıdan devam eden takip faaliyetleri
  • İyileştirme önerileri, Bireysel öneriler
  • SWOT Analizi
  • Risk Analizi
  • Eğitim ihtiyaçları
  • Kaynak İhtiyaçları
  • Çalışan memnuniyeti

Yönetim gözden geçirme toplantılarından önce gündem hazırlanır ve ilgili kişilere dağıtımı yapılır. Toplantı sonucunda alınan kararlar, toplantı tutanaklarına kaydedilir.

Yönetim Gözden Geçirme toplantılarında alınan ve takip edilmesi gereken kararlar varsa YGG Faaliyet planı hazırlanır ve bu plan dahilinde yapılan faaliyetler Entegre Yönetim Temsilcisi tarafından takip edilir ve üst yönetime raporlanır.

İç Denetim Örnek Soru Listesi aşağıdaki gibidir…

https://www.metalurjimalzeme.net/iso-90012015-ic-tetkik-soru-listesi/

Etkili yapılan yönetim gözden geçirme toplantıları bir şirketin içerisinde bulunan uygunsuzlukları düzeltir. Çünkü sadece çalışanların bildiği ve düzeltilemeyen sistemsel hatalar bu toplantılarla birlikte konuyla ilgili herkese bildirilir.

Eğer tespit edilen uygunsuzluklar üst yönetime doğru ve tarafsız bir şekilde aktarılır ise; iyi bir üst yönetim bu uygunsuzlukları gidermek için aksiyon alır.

Kısa vadede uygunsuzlukların giderilmesi uzun vadede şirketin çalışan ve müşteri memnuniyetinin artmasına ve doğal olarak karlılığın artmasına sebep olacaktır.

Burada kalite departmanında, kalite yönetim sisteminde çalışan personele büyük bir iş düşmektedir. Bu toplantıların önemi, diğer orta düzey yöneticilere ve üst yönetime doğru aktarılır ve kısa vadede şirket sistemsel uygunsuzluklarının giderildiği gösterilirse hem bu sistemin önemi kavranır hem de şirket içerisinde uyum ve huzur artmış olur.