ISO 9001 Belgesi Nedir ?

ISO 9001 Belgesi Nedir ? Nasıl Alınır ?

ISO 9001 belgesi 2015 revizyon standardının getirdiği yeniliklerde ilk olarak müşteri memnuniyeti gelmektedir. Şirket içerisinde yapılan bütün uygulamalarda ilk temel alınacak esas Müşteri Memnuniyeti olmalıdır. Çünkü bir şirketin ayakta kalabilmesi ancak ve ancak müşterileri ile mümkündür. Mal ya da hizmet satamayan bir işletme artık sektörde var olamayacaktır. Bu yazımıda ISO 9001 belgesi nedir ? Bu belge nasıl alınır sorularına cevap bulmaya çalışacağız.

ISO – Uluslararası Standart Organizasyonunun resmi internet sitesi için bu bağlantıyı inceleyebilirsiniz.

ISO 9001 Belgesi Almak ve Liderlik

Standardın yeni versiyonuna göre, şirket çalışanları liderlik göstermeli, yani; liderler, kuruluşun kalite hedeflerine ulaşılması için ilgili kişilerin amaç ve yön  birliğini kurar ve koşullarını oluşturur. Hedeflerlere ulaşmak için stratejileri, politikaları, süreçleri belirler ve gerekli kaynakları temin eder.

iso 9001 belgesi

iso 9001 belgesi


ISO 9001 Belgesi ve Çalışan Katılımı Önemi

ISO 9001 belgesi alırken, tüm çalışanların; yetkin olmaları, yetkilendirilmeleri ve değer katmak için katılım sağlamaları gerekmektedir. Artık önceki standart maddelerindeki gibi, belge almak tek bir kişi üzerinden ( Kalite Yönetim Temsilcisi ) yürütülememektedir.

Bütün çalışanlar kalite yönetim sisteminin oluşumuna ve sürdürülebilmesine destek olmalıdır. Kağıt üstünde yapılmış olan bir denetim ne firmaya ne de çalışanlara bir şey katmayacaktır. Bu nedenle; firmanın bu belgeye sahip olması bir şey ifade etmez. Önemli olan bu belgeyi uygulayabilmektir. Yoksa piyasada bu belgeyi denetim bile yapmadan veren bir sürü firma ne yazık ki mevcuttur.

İlişki Yönetimi


Sürekli başarı için; kuruluş, ilgili taraflar ile ilişkilerini iyi yönetmelidir. İlgili taraflar bu standart ile gelen yeni bir kavramdır. İlgili taraflar aslında şirket ile iletişime geçen herkesi kapsamaktadır. Burada; müşteriler, tedarikçiler, çalışanlar, bakanlıklar gibi resmi kurumlar hepsi ilgili taraflara girmektedir.

Eğer bir şirket ilgili taraflar ile ilişkilerini takip eder ve iyi yönetir ise mümkün olabilecek hataları minimine edebilir.

ISO 9001 Belgesi ve Kanıt Esaslı Karar Almak

Şirket içinde atılacak her adım kanıtlara dayalı olmalıdır. Ölçmek burada çok önemlidir. Unutmayın ki, ölçemediğinizi yönetemezsiniz; yönetemediğinizi iyileştiremezsiniz. Bu nedenle, şirket işleyişi ile ilgili alınacak her karar, somut verilere dayalı olmalıdır.

Örnek olarak imalat ile ilgili bir iyileştirme ya da kapasite artışı düşünülüyor ise, ilgili departman çalışanlarının belirli bir imalat akışını, sektör talebini izlemeli kayıt altına almalıdır. Hangi aylarda kapasitenin yetersiz kaldığı, hangi aylarda ihtiyaçtan fazla imalat yapıldığı belirlenir ise, hem stok maliyetleri düşecektir hem de zamanında ve yeterli imalat yapılması ile planlama mümkün olacaktır.

İyi bir planlama ancak ve ancak iyi bir veri analizi ile mümkün olabilmektedir. ISO 9001 belgesi almak ile ve bu standardı uygulamak ile aslında bu tip hususların uygulanması sağlanmaktadır. Çünkü standart atılan adımların kayıt altına alınmasını istemektedir.


İyileştirme

Hedef; standardı tutturmak değil, ulaşılan seviye ne olursa olsun, o seviyeyi sürekli geliştirmektir.

İlgili Taraflar : Yeni standardın getirdiği zorunluluklardan bir tanesi, şirketin karşılacağı ilgili tarafların belirlenmesidir. Bunu kendi şirketinize uygularken, bir excel tablosu oluşturabilirsiniz. Örnek olarak; hangi departman hangi ilgililerle ilişkili gibi…

İlgili tarafları belirlerken;

  • Müşteri
  • Yönetim
  • Çalışanlar
  • Kanun ve Yönetmelikler

dikkate alınmalıdır.

iso 9001 belgesi

iso 9001 belgesi

ISO 9001 Belgesi ve Kuruluş Bağlamı

ISO 9001 belgesi 2015 versiyonuna geçişte en önemli değişikliklerin başında gelen ” Kuruluşun Bağlamı ” bir çok kişinin kafasını karıştırmakla birlikte, aslında çözümü ve uygulaması çok basittir. Kuruluş bağlamının belirlenmesi gerekmekte bunun için bir çok yöntem uygulanabilmektedir.

Dünya’da en çok uygulanan yöntem ” SWOT ” analizidir. SWOT Analizinin detaylı anlatımını, SWOT Analizi yazımızda bulabilirsiniz. Kısaca belirtmek gerekirse, şirketin güçlü yanları, zayıf yanları, şirketin ilerleyen süreçlerde karşısına çıkabilecek fırsatlar ve tehditlerdir.

Şirket için genel olarak ya da departman bazında ayrı ayrı SWOT Analizi tablosu hazırlanır ise, kuruluşun bağlamı tamamlanmış olur. Şu unutulmamalıdır ki, Güçlü ve Zayıf yanlar şirketin iç hususları, Fırsat ve Tehditler ise bir şirketin dış hususlarıdır.

Kalite Yönetim Sistemleri ile ilgili faydalı bir site için bu bağlantıyı inceleyebilirsiniz.

ISO 9001 Belgesi Alırken İhtiyaçların belirlenmesi

iso 9001 belgesi

iso 9001 belgesi

Kuruluş, müşteri ve uygulanabilir yasal ve tüzel şartları karşılayabilme kabiliyeti üzerindeki etkisini belirlemelidir. Bu da basit bir tabloyla yapılabilir. Şöyle ki; şirket muhatap olduğu ilgili tarafları belirler. Örnek olarak ;

Müşteriler,

Tedarikçiler,

Bankalar,

Yasa ve Tüzükler,

Departmanlar vb.

Daha sonra da bu belirlenen ilgili tarafların birbirleriyle etkileşimlerini tabloya yazarlar. Örnek olarak bir kuruluş içerisinde tedarikçilerle hangi departman ilgileniyorsa o departmanın ve sorumlusunun ismi yazılır.

ISO 9001 Belgesi Almak İçin Risk analizi

iso 9001 belgesi risk analizi

iso 9001 belgesi risk analizi

ISO 9001 belgesi 2015 versiyonun getirdiği en büyük yeniliklerden biri de ” Risk Analizi ” dir. Bir şirket risk analizi yapar ve bu risk analizine göre ilerleyen dönemlerde gerekli aksiyonları alır ise, sadece standart için değil, kendini geliştirmek adına da çok büyük bir adım atmış olur.

Risk analizleri genelde İş Sağlığı ve Güvenliği uzmanları tarafından yapılırdı. Artık genel kalite yönetim sisteminde ISO 9001 ve ISO 14001 için de yapılmakta. Risk analizi için, bir çok yöntem uygulanabilir. Ancak; KINNEY metodu kullanarak, şirket içerisinde bulunan departmanlar için ayrı ayrı riskler ve bunların nasıl önüne geçilebileceği hakkında bilgi alınabilir.

ISO 9001 Belgesi ve KYS ‘nin Önemi

iso 9001 belgesi kys

iso 9001 belgesi kys

Yeni standart versiyonuna has bir husus olmamakla birlikte, şirket içerisinde bulunan bütün süreçlerin yazılı olarak bulunması da standardın istedikleri arasındadır.

Burada istenen nokta, her departmanın yaptığı işi, ya prosedür, ya talimat ya da bir iş akış tablosuyla belirlemesidir. Bu belirlenen iş akışları, ilgili tarafından hazırlanır ve üst yönetime onaylatılır.

Oluşturulan bu tablolar dokümante edilmiş bilgi yerine geçer ve standart tarafından zorunlu tutulmuştur.

ISO 9001 Belgesi Alırken Liderliğin Önemi

Üst yönetim, kalite yönetim sisteminin kurulması ve işletilmesi için taahhüt vermelidir. Bunun da en basit ve yaygın yolu ” Kalite Politikası ” oluşturmaktır. Bu oluşturulan politika, şirket çalışanlarına bir şekilde duyurulmalıdır.

Ör: Mail, Duyuru Panosu vb.

Sadece standardın istediği bir politika belirleyip bunu da üst yönetime onaylatıp şirketteki ilgili yerlere asmak ile bu belgenin hakkını veremezsiniz. Bu politika, aynı ülke politikaları gibi, idarecilerin ve çalışanların ortak dili olmak zorundadır. Çünkü ancak doğru oluşturulan ve herkes tarafından ortak olarak uygulanan bir şirket politikası, firmayı istenilen düzeye çıkaracaktır.

ISO 9001 Belgesi almada planlamanın önemi

iso 9001 belgesi planlama

iso 9001 belgesi planlama

Yeni versiyona göre, kuruluş bütün süreçlerini belirlemeli ve geleceğe yönelik planlamalar yapmalıdır.

Riskler;

ISO 9001 belgesi 2015 versiyonuna geçerken mevcut durumda bulunan bütün riskler dokümante edilerek saklanmalı bunlara karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Tespit edilen riskler firma çalışanları ve ilgili bütün herkes ile paylaşılmalıdır. Tabi ki riskler sadece belirlenme ile kalmamalı bunlara düzeltici bir takım faaliyetler ile iyileştirme yapılmalıdır.

Fırsatlar;

iso 9001 belgesi fırsatlar

iso 9001 belgesi fırsatlar

Risk; şirketlerin belirli periyotlarda almış olduğu kararlar ve hedeflere ulaşılmamasına neden olabilecek her türlü olgudur. Önlenmesi gerekir.

Fırsat : Şirketlerin belirlediği hedeflere daha kolay ulaşabilmesi için firma ve sektör bazında tespit ettiği pozitif hususlardır.

ISO 9001 standardına göre Risk ve Fırsatlar belirlendikten sonra sonuçlar değerlendirilir. Değerlendirilen sonuçlara göre de şirket yetkilileri fırsatlara göre yeni kararlar alınır.

ISO 9001 Belgesi Alırken Destek Gereksinimi

iso 9001 destek

iso 9001 destek

ISO 9001 belgesi alımı aşamasında, standart incelendiğinde destek maddesinin nasıl işlemesi gerektiğinden bahsedilmektedir.

Standardın belirttiği yönetim sisteminin kurulması için belirli alt yapı üst yönetim tarafından sağlanmalıdır.

Kuruluş, süreçlerin işletilmesi ve ürün hizmetlerin uygunluğu içini gerekli ortamı belirlemeli, sağlamalı ve sürdürmelidir.

İnsan için; ayrım yapmayan sakin, stres azaltıcı, koruyucu bir ortam sağlanmalıdır.

Ayrıca, periyodik olarak, sıcaklık, aydınlatma, havalandırma, hijyen, gürültü ölçümleri yapılıp, kanıtlar saklanmalıdır.

Wikipedia’nın konu ile ilgili makalesi için bu bağlantıyı inceleyebilirsiniz.

İzlenebilirlik

iso 9001 belgesi izlenebilirlik

İzlenebilirlik ve Önemi

Özellikle imalat yapan firmalarda, üretilen ürünlerin belirli standartlara göre ölçü boyut kontrolü yapılmaktadır. Bu ölçü boyut kontrolü yapılırken, ölçüm aletlerinin kalibrasyonlarının olması, ürün kalitesi açısından çok önemlidir. Bu nedenle, ölçüm aletlerine tanımlayıcı bir numara verilmeli ve kritik öneme sahip ölçüm aletleri periyodik olarak kalibre edilmelidir ve kalibrasyon kayıtları saklanmalıdır.

Not : Kalibrasyon sonuçları ölçüm yapan personelle de paylaşılmalıdır.

Farkındalık

Çalışan personel, ürün ya da hizmete olan etkisini bilmelidir. Bunun için gerekli planlı eğitimler yapılmalı ve eğitim sonunda değerlendirilmelidir. Eğitim kayıtları kesinlikle saklanmalıdır.

Çalışan personelin, eğitim kayıtlarının yanında, diplomaları almış oldukları sertifika ve katılım belgeleri de İnsan Kaynakları Departmanı tarafından saklanmalıdır.

İletişim

doğru iletişim

iso 9001 belgesi iletişim

Kurum içi ve dış iletişim ile ilgili tablolar belirlenmelidir. Şirket içinde belirlenen proseslerde, departmanlar arası iletişim nasıl ve kimin kiminle diyalog halinde olacağı kayıt altına alınmalıdır.

Burada unutulmaması gereken husus; kişiler değişebilir ancak; sistem kalıcı olmalıdır. Bir departmandan bir kişi ayrıldığında yerine gelen kişi prosedür, talimat, tabloları incelediğinde şirket içi ve dışı işlerin nasıl yürüdüğünü kavrayabilmelidir.

Dışardan Sağlanan Proses ve Ürünlerin Kontrolü

iso 9001 dış kaynak

iso 9001 dış kaynak

Günümüzün gelişen iş hayatında, her firma bazı işleri dışarıdan başka firmalara yaptırabilmektedir. Bu artık bir tercih değil, gereklilik haline gelmiştir. Çünkü her firma her işi iyi yapamaz ancak, yapılan işi kontrol edebilir. İşte tam da bu noktada dışarıdan sağlanan işlerin kontrolünün yapılmasının önemi ortaya çıkmaktadır.

Örnek olarak, bir firma, tedarikçisinden ürün almakta ve bu ürünü de başka birine satmaktadır. Burada satılan ürün firmanın kendi kalitesidir ve kendi imal etmiş gibi kontrol etmelidir.

Kuruluş, tedarikçi denetimi için kontroller belirlemeli ve bu kontrolleri periyodik olarak tekrarlamalı ve sonunda da kayıt altına almalıdır.

Performans Değerlendirme

performans değerlendirmeleri

iso 9001 performans

ISO 9001 : 2015 versiyonu performans değerlendirmeye çok önem vermektedir. Bu madde, firma içerisinde birçok farklı yolla yapılabilir. Firma kendi personelini yılın belli periyotlarında değerlendirebileceği gibi, tedarikçi performanslarını değerlendirebilir.

Müşteri memnuniyeti ölçümü, bir şirketin belki de en önem vermesi gereken konudur. Özellikle ISO 9001 : 2015’e göre müşteri memnuniyeti artık çok üst bir noktaya taşınmıştır.  Bu nedenle kuruluş, ürün ve hizmetlerin asıl sahiplerinin memnuniyeti üzerine kurulu bir sistemde müşteri memnuniyetini ölçmesi gerekmektedir. Bu değerlendirme ile ilgili methodlar kuruluş tarafından belirlenebilir. En basit olanı, bir anket düzenlenerek belirli periyotlarda müşterilere gönderilip sonuçlar kayıt altına alınır ve üst yönetimle toplanılarak, memnuniyet oranları bildirilir. Ters bir durum oluşması durumunda da aksiyon alınması sağlanır.

İç Denetim

Daha önceki standartta da olduğu gibi, ISO 9001 belgesi alımında da iç tetkik zorunludur. İç tetkik yapılmaması, MAJOR uygunsuzluk demektir. Basit hatlarıyla anlatacak olursak eğer, bir şirkette iç tetkik yapılması için sertifikalı iç tetkikçiler olmalıdır. Bu sertifikasyon bağımsız denetim firmalarının açtığı eğitimlerle alınabilir.

Bağımsız iç tetkikçiler, standardın ilgili maddelerine göre, her departmana ayrı ayrı sorular sorar ve cevapları not ederler. Uygunsuzluk tespit edildiğinde bunlar raporlanır ve departman yöneticilerine düzeltmeleri için zaman verilir.

Sorulan sorular, alınan cevaplar, çıkan uygunsuzluklar ya da gelişmeye açık hususlar tek tek raporlanarak, yılda en az 1 kere yapılması önerilen YGG ( Yönetim Gözden Geçirme ) toplantılarında üst yönetim ve ilgili departman yöneticileriyle tartışılır.

Yönetim Gözden Geçirme Toplantıları – YGG

yönetim gözden geçirme toplantısı

Yönetim Gözden Geçirme Toplantısı

Yönetim gözden geçirme toplantıları yılda en az 1 kere yapılmalıdır. Bu toplantıya üst yönetim kesin katılmalıdır. Bu tip toplantılar bir çok firma tarafından gereksiz görülse de, efektif yapılan YGG toplantıları şirkete kısa vadede çok şey katmaktadır.

Örnek olarak iç denetimlerde tespit edilen uygunsuzlukların çözümüne çok daha kolay bir şekilde ulaşılabilir. Ya da yapılan SWOT analizi neticesinde şirketin ilerleyen süreçte karşılaşacağı tehditlere bir savunma mekanizması geliştirilebilir. Bu da şirketin daha fazla kar etmesini ya da en azından zarar etmemesini sağlar.

Kuruluş kesinlikle YGG sonuçlarını dokumante etmelidir.

TSE nin ISO 9001 ile ilgili linki aşağıdadır…

https://www.tse.org.tr/IcerikDetay?ID=87&ParentID=62