İç Denetim Nedir ?

İç Denetim Nedir ? ISO 9001 : 2015 Uygulanması

ISO 9001’e  göre iç denetim, bir firmanın gelişmesi için olmazsa olmazdır. Aşağıda bir iç denetim in nasıl olması gerektiği hakkında genel bir bilgilendirme bulabilirsiniz.

iç denetim

iç denetim

iç denetim genel bilgilendirme

ISO 9001 : 2015, ISO 14001 : 2015 ve OHSAS 18001 standartları bir işletmede birlikte kullanılıyorsa bu entegre yönetimdir ve iç denetim bütün bu standartlar için yapılır.

ISO 9001 : 2008 versiyonunda bu işlerle ilgilenmesi için şirket içerisinde bir Entegre Yönetim Temsilcisi belirlenmekteydi ve üst yönetim tarafından atanmaktaydı.

Standardın 2015 versiyonunda artık böyle bir temsilciye gerek olmadığı belirtilmektedir. Ancak; firmada bu işlerle ilgilenecek bir kişinin olması her zaman faydalıdır.

iç denetim hakkında

Amaç; Entegre Yönetim Sistemi faaliyetlerinin ve ilgili sonuçların yapılan planlara uyup uymadığını doğrulamak, Şirket’in Kalite ve SEÇ politikası, hedefleri ve Entegre Yönetim Sistemi’n uygunluğunu ve etkinliğini belirlemek ve etkinliğin devamını sağlamaktır.

Şirket içi iç denetim, Kalite Yönetim Temsilcisi ve/veya denetlenen faaliyetlerle direkt olarak sorumluluk taşımayan bağımsız iç denetçiler tarafından yılda en az bir kez yapılır.

Denetim sonuçları kaydedilir ve denetlenen faaliyet alanında sorumluluk taşıyan departman müdürü veya amirinin dikkatine sunulur.

Denetim süresince tespit edilen eksikler ve uygunsuzluklarla ilgili düzeltici faaliyetleri zamanında uygulamaktan ve uygulatmaktan ilgili departman müdürü sorumludur.

Düzeltici faaliyetler uygulandıktan sonra, takip denetimi yapılır ve bulunan eksiklikler ve uygunsuzlukların giderilip giderilmediği sorgulanır.

Planlama

iç denetim planlama

iç denetim planlama

Kalite Yönetim Temsilcisi, her yıl programını hazırlar. Her departman yılda en az bir kez denetlenir.

Şayet denetimler sırasında herhangi bir departmanla ilgili kritik uygunsuzluklar bulunursa veya bu tip uygunsuzlukların süreklilik arz ettiği görülürse, bu uygunsuzluklar giderilene ve çözülene kadar plansız denetimler yapılabilir.

Plansız denetim için karar yetkisi Kalite Yönetim Temsilcisindedir.

Denetçiler seçilirken şu esaslara dikkat edilir;

  • Denetçilerin denetleyecekleri departman ve faaliyetlerden bağımsız olması,
  • Denetçilerin ISO 9001, ISO 14001 veya OHSAS 18001 Standartları denetimleri konusunda eğitim almış olması,
  • Denetçilerin bir denetimini yönetecek kabiliyet ve kapasitede olması.

Tarihlerin Bildirilmesi

  • Denetim programına göre yapılması gereken denetimlere ait detaylı program, planlanan tarihten önce Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından denetçilere ve müdürlere bildirilir.
  • Bilgilendirmeler, mail veya telefon yoluyla olabilir. Denetçilere aşağıdaki dokümanlar gönderilir.
  • Aynı departmanda yapılmış son denetimin raporları,
  • Denetim Planı ve Denetime Esas Konular.

iç denetim hazırlıkları

iç denetim planlama

iç denetim planlama

Denetçi denetimden önce şu hazırlıkları yapar.

Denetçi, denetlenecek departman müdürü veya yardımcısıyla temas kurar ve denetim günü denetlenecek departmanla ilgili tüm faaliyetleri kapsayacak şekilde bilgi verebilecek asgari personelin bulunması gereği iletilir ve teyit alınır.

Denetçi(ler) bir iş bölümü yapar ve iç denetim sırasında incelenecek konular ve faaliyetler paylaşılır ve denetim soru listeleri hazırlanır.

Örnek soru listesine aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz ;

https://www.metalurjimalzeme.net/iso-90012015-ic-tetkik-soru-listesi/

Denetim sonu listeleri gözden geçirilir ve gerekiyorsa aşağıdaki dokümanlar kullanılarak ilaveler ve/veya değişiklikler yapılır.


Açılış Toplantısı

iç denetim toplantısı

iç denetim toplantısı

Denetim daha önceden kararlaştırılmış tarih, saat ve yerde açılış toplantısı ile başlar.

Açılış toplantılarına denetçilerdepartman müdürü ve/veya yardımcısı katılır. Toplantıya gerektiğinde Kalite Yönetim Temsilcisi ve departman müdürünün katılmasını uygun gördüğü kişiler de katılabilir.

Açılış toplantılarını denetçi yönetir ve özel bir durum olmadığı takdirde 15 dakikayı geçmeyecek şekilde planlanır.

Denetçi, açılış toplantısında aşağıdaki konuları açıklar, anlaşılmasını sağlar ve teyit eder:

  • Denetimin amacı,
  • Bulunabilecek uygunsuzlukların raporlanma yöntemi,
  • Denetçiler arasında yapılan iş bölümü ve planlama,
  • Yemek araları ve diğer araların planlanması,
  • Kapanış Toplantısı saatinin kararlaştırılması.

Açık olmayan konuların görüşülmesi ve soruların cevaplandırılması.

iç denetim yapılışı

Denetçi(ler) yapılan iş bölümüne göre, denetim soru listeleri ve diğer dokümanları kullanarak denetimi gerçekleştirir(ler).

Denetçi(ler) denetim sırasında bulgulara itiraz, tartışma, denetimi aksatacak vb. herhangi bir problem çıktığı takdirde önce departman müdürü ile görüşür ve problemi çözmeye çalışır.

İç denetçi, departman müdürü ile çözemediği takdirde derhal Kalite Yönetim Temsilcisini haberdar eder. Kalite Yönetim Temsilcisi bu durumda önce iç denetçi(ler) ile görüşerek problemi öğrenir ve iç denetçi(ler)nin görüşünü alır.

Daha sonra ilgili departman müdürü ile görüşerek problemin çözülmesine çalışır.

Bu görüşmeye iç denetçi de katılır. Çözüme ulaşılamaması durumunda Kalite Yönetim Temsilcisi denetimi olduğu yerde bitirir ve iç denetçiden Denetim Raporu hazırlamasını talep eder.

Kalite Yönetim Temsilcisi iç denetçi tarafından hazırlanan raporu varsa kendi görüşlerini de ekleyerek çözüm için Genel Müdüre gönderir. Gerekmesi halinde, Kalite Yönetim Temsilcisi, Genel Müdürün onayını da alarak problemin çözümü için ilgilileri toplantıya davet eder.

Değerlendirilmesi

iç denetim değerlendirmesi

iç denetim değerlendirmesi

Denetimin gerçekleşmesinden sonra denetçi(ler) bulgularını tartışmak için kısa bir toplantı yapar. Bu toplantıda bulunan uygunsuzluklarla ilgili olarak formlar doldurulur. Bu raporlar düzenlenirken aşağıdaki hususlara dikkat edilir.

  • Bulunan uygunsuzluk ayrıntılı ve açık bir biçimde tanımlanır.
  • Bulunan uygunsuzlukla ilgili kayıtlar (gerekiyorsa) raporun ekine konulur.
  • Uygunsuzluğun neye göre uygunsuzluk olduğu tanımlanır. (Standart No. Vs )

Daha sonra önceden belirlenmiş saat ve yerde kapanış toplantısı gerçekleştirilir. Kapanış toplantıları 1 saati geçmeyecek şekilde planlanır. Kapanış toplantıları denetçi veya Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından aşağıdaki sıra ile yürütülür.

  • Departman müdürü ve çalışanlarına yardımlarından dolayı teşekkür edilir,
  • Denetçi(ler) bulgularını açıklarlar ve varsa raporlarını sunar,
  • Departman müdürü bulunan uygunsuzluklarla ilgili uygulanması gereken düzeltici faaliyetler ile faaliyetlerin uygulanacağı ve tamamlanacağı zamanı da önerir.
  • Denetçi(ler) ve departman müdürü düzeltici faaliyetlerle ilgili mutabakata varınca uygunsuzlukların düzeltici faaliyetlerle ilgili kısımları departman müdürü tarafından yazılır ve imzalanır.
  • Denetçi(ler) ve departman müdürü arasında bir anlaşmazlık çıktığı takdirde Kalite Yönetim Temsilcisi toplantıya davet edilir ve hakemliğine başvurulur.Kalite Yönetim Temsilcisi, bu durumda önce iç denetçi(ler) ile görüşerek anlaşmazlığın nedenini öğrenir ve iç denetçi(ler)nin görüşünü alır

Daha sonra ilgili departman müdürü ile görüşerek anlaşmazlığın giderilmesine çalışır. Bu görüşmeye iç denetçi de katılır. Anlaşmazlığın Kalite Yönetim Temsilcisi ve departman müdürü arasında da devam etmesi halinde Kalite Yönetim Temsilcisi denetimi olduğu yerde bitirir ve iç denetçiden Denetim Raporu hazırlamasını talep eder.

Kalite Yönetim Temsilcisi, iç denetçi tarafından hazırlanan raporu varsa kendi görüşlerini de ekleyerek anlaşmazlığın çözümü için Genel Müdüre gönderir. Gerekmesi halinde, Kalite Yönetim Temsilcisi, Genel Müdürün onayını da alarak çözüm için toplantı düzenler.

Tüm uygunsuzluklar görüşüldükten ve raporlar imzalandıktan sonra toplantı biter. Denetçi uygunsuzlukların birer kopyasını departman müdürüne verir.İç denetçi(ler), her denetim sonrası denetim raporu hazırlayarak imzalar ve ekleri ile beraber Kalite Yönetim Temsilcisine gönderir. Kalite Yönetim Temsilcisi varsa kendi görüşlerini ilave ederek raporu imzalar.

Düzeltici Faaliyetler

 Kapanış toplantısından sonra denetçi takip edilmesi gereken düzeltici faaliyetleri saptar ve bunlarla ilgili uygunsuzlukların takibini yapar. Özel bir durum olmadığı takdirde düzeltici faaliyetleri uygunsuzluğu bulan denetçi takip eder.

Denetçi uygunsuzluğun önem derecesine göre düzeltici faaliyet takibini bir sonraki planlı denetim dönemine bırakabilir. Böyle bir durumda, takip bir sonraki denetim sırasında o denetimde görev alacak denetçi tarafından gerçekleştirilir.

https://advisera.com/9001academy/knowledgebase/five-main-steps-in-iso-9001-internal-audit/